Anforderungen an das Fahrtenbuch laut Finanzamt 

Mit einem Fahrtenbuch wird einerseits ermittelt, welche betrieblichen Fahrten anteilsmäßig steuerlich geltend gemacht werden können und es dient andererseits dazu, den steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Sachbezug der Mitarbeiter mit Dienstwagen zu belegen.

Hierbei gilt: Je genauer die Aufzeichnungen, umso glaubhafter das Fahrtenbuch! – Denn nicht nur Datum, Ort, Zeit und Kilometerstand am Beginn und Ende der beruflichen Fahrt sind ein Muss im Fahrtenbuch, sondern auch die Dauer und der Zweck dieser Fahrt, sowie die gefahrenen Kilometer, die getrennt nach beruflichen und privaten Fahrten dokumentiert werden müssen.

Ein Fahrtenbuch des Programms MS Excel ist nicht mehr ordnungsgemäß, weil darin die Möglichkeit besteht, den Datenbestand im Nachhinein abzuändern und die nachträglichen Veränderungen nicht mehr nachvollziehbar sind.

Laut Finanzamt muss also jede nachträglich vorgenommene Änderung am Fahrtenbuch dokumentiert werden und die Vollständigkeit und Richtigkeit der Dokumentation müssen gewährt sein. Außerdem muss die materielle Richtigkeit mit vertretbarem Aufwand überprüft werden können, die Führung des Fahrtenbuches in geschlossener Form erfolgen und die Möglichkeit der nachträglichen Manipulation ausgeschlossen sein.